KDS发布2016差旅和费用管理报告:过时的差旅管理方法对公司产生哪些负面影响?

随着旅行和出差费用成为目前企业支出的最大部分之一,KDS为了更好地了解公司关于差旅费用计划的态度和具体实施方案进行了调查,执惠根据报告内容进行了精心编辑整理,希望为国内的差旅行业带来一定的借鉴。

无论是美国还是英国,许多企业仍在使用过时的人工管理差旅费用流程,这对于公司业务都会产生负面影响。由于这些过时的流程,企业需要面对和正确处理有关生产效率和法规遵从的问题,同时还需要确保一个可见的和准确的员工费用报告。

随着旅行和出差费用成为目前企业支出的最大部分之一,约占一个企业年度预算的10%。于是,那些能够帮助企业合理减少支出的工具和方法,便有着巨大的投资回报潜力。

对于那些定期审查并探索如何更好的削减成本的公司来说,差旅费用的有效控制将会促进成本的大大节约。然而现在许多公司仍然在聘请雇员,用过时的流程、效率低下的解决方案来做差旅费用的管理。

KDS(全球知名差旅预订与费用管理解决方案供应商,服务于全球多家跨国企业,总部位于法国)为了更好地了解公司关于差旅费用计划的态度和具体实施方案进行了调查,同时对在美国和英国的企业预订、管理工作、相关的差旅情况进行了深入了解。目前中国的差旅支出在2015年已经超过美国,达到2910亿美元,成为全球第一大差旅市场。中国企业正面临成本控制、效率提升、管理规范化等要求逐渐增强的趋势,商旅管理逐步被接受、普及率快速提升。

执惠根据报告内容对其中的主要内容进行了精心编辑整理,希望为国内的差旅行业带来一定的借鉴。

研究方法

2016年3月KDS进行了这项调查,该调查共收集了1216份的有效反馈。旨在了解商务旅客在旅行预订和管理时的感受,另外也包括他们在提交旅游费用报告时的态度和行为。这项基于互联网的调查主要是针对在美国和英国18到65岁之间的商务人士。

主要研究成果(正文)

差旅费用报告的提交在绝大多数公司仍然处在人工处理的阶段,尽管有45%的受访者表示他们使用自动化的费用管理工具来提交费用报告(如图1),但仍然有高达41%的受访者使用电子表格的方式来提交他们的费用报告。

而在使用电子表格的这些受访者中,有47%的人说填写这些表格需要花费他们30分钟到1个小时的时间,另外有18%的受访者表示这可能会占用他们两个小时,甚至更长的时间;80%的受访者证实,他们完成并提交这些差旅费用表格是在8小时正常工作时间内。

由此可见,使用电子表格对于工作效率的影响显而易见。将时间花在这些报告上,会占用员工完成既定工作任务的时间;而这些生产力的损失积少成多,最终浪费的是雇主的时间和金钱。

旅途中消费收据的收集和管理

在差旅途中,许多商务旅客的任务之一就是要保存好他们的费用收据(如图3所示),73%的受访者是将所有收据放在同一个地方,比如钱包里,但这样存在丢失的机率,而不安全或者错误的保存方式会导致最后费用报销环节出现各种问题。只有11%的受访者表示,他们会选择使用在线工具来扫描和记录他们的差旅收据。

而在受访者中,74%的受访者递交差旅费用报告是按月或按季度进行的(如图4),这就需要员工在提交报告前很好的保存收据。另外,对于那些经常需要自己先垫付费用的员工来说,月度和季度的报销频率,可能会导致他们需要很长时间才能拿到报销费用。

费用报告的真实性

当谈到费用报告的真实性时,67%员工们普遍相信诚实是最好的原则,会坚持如实报告。不过,虽然绝大多数的受访者表示,会真实记录他们的实际里程(如图5),但也有近22%的受访者承认会适当的多报告一些里程(1到10英里)。 虽然这些是看似微不足道的里程数,但对于拥有许多员工的大型公司来说,差旅成本也会因此而迅速增加。

旅游预订的重要发现

旅游预订的过程可能导致员工生产力的下降,因为商务旅行的预订是一个复杂而耗时的过程,你需要研究航班,找到最好的酒店价格和其他相关的旅行选择(如图6),44%的受访者需要花费60分钟甚至更长的工作时间来研究和预订即将到来的商务旅行。调查中,有57%的美国受访者的年收入在50000到99000美元之间;54%的英国受访者收入在30000到55000英镑之间;可见,浪费生产力的成本非常高。

预订规范和偏好

谈到旅游预订,58%的受访者表示,他们公司的差旅政策是直接并经过明确沟通的;28%的受访者使用符合公司旅游预订政策的工具(如图9);多数的调查受访者表示,有信心确保他们的预订是符合公司的差旅政策的。

然而,尽管74%的受访者希望所有的预订(航空,交通,酒店等)能够在同一个平台上完成(如图10),但仍有38%的人需要直接与旅游供应商沟通,来完成他们在旅行中所涉及到的每个元素预订,有34%的人通过差旅管理工具来预订(如图11)。

当被问及他们对于直接预订的偏好时,49%的受访者指出,是否便利是一个核心因素,另外有32%的人表示,给予更广泛的出行选择非常重要,有14%的人认为直接预订更便宜(如图12)。

但这些可能还有待加强,因为公司仍然在使用过时的旅游预订系统,这可能会导致糟糕的用户体验,有限的航班、地面和酒店类型选择。企业所提供的在线预订工具能够为旅客提供自动化进程,使之更有效、更容易的进行旅行计划的管理。但是为了推动合规性,企业还需要确保他们所提供的平台至少能够提供同样方便、好的用户体验。

商务旅行者的态度和行为是具有相似性和普遍性的

从这次来自英国和美国的受访者调查中可以看出,尽管他们有着不同的地理定位,但是他们的回应在很大程度上相似(如图13),商务旅行者的苦恼和趋势相似。

关于报销流程,有近42%的美国受访者和近41%的英国受访者仍然在使用电子表格提交费用报销;13%的美国受访者和18%的英国受访者在如何保存旅行收据方面存在苦恼。

当涉及到支出提交时,24%的美国受访者和25%的英国受访者承认会使用空白的出租车收据虚报差旅费。同样,美国受访者中超过20%、英国受访者中25%的人会报高大概1到10英里的里程在开支报告上。

当涉及到商务旅客是否愿意使用航空公司的应用程序来获取航班和登机口信息时,32%的美国受访者表示非常愿意使用这些工具;相比之下,英国受访者中只有10%愿意尝试。因此,美国企业使用应用程序来为员工提供差旅预订的解决方案便显得更加重要。

小结

调查结果表明,无论是美国还是英国,许多企业仍在使用过时的人工管理差旅费用流程,这对于公司业务都会产生负面影响。由于这些过时的流程,企业需要面对和正确处理有关生产效率和法规遵从的问题,同时还需要确保一个可见的和准确的员工费用报告。而这也使我们意识到建立一个为企业审查旅行费用管理的自动化流程是多么重要。

* 本文作者:徐黎阳,执惠旅游分析师,执惠驻德国柏林办公室负责人。

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